Odnowienie certyfikatu po upływie jego ważności dla Notariusza

Jak odnowić kwalifikowany certyfikat po upływie jego ważności, który został wystawiony dla Notariusza?

Odnowienie kwalifikowanego certyfikatu po upływie jego ważności, przebiega podobnie jak zakup nowego zestawu. Do tego celu potrzebny jest Certyfikat kwalifikowany dla posiadaczy kart cryptoCertum – Karta Aktywacyjna.

UWAGA! W przypadku kart kryptograficznych 8 znakowych konieczna jest wymiana karty. W takim przypadku prosimy w formularzu zamówienia zaznaczyć pozycję „Wymiana karty kryptograficznej dla posiadacza certyfikatu kwalifikowanego na 2 lata” zamiast „Certyfikat kwalifikowany dla posiadaczy kart cryptoCertum na 2 lata”.

KROK 1 - ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA

W celu złożenia zamówienia należy wypełnić formularz zamówienia.

UWAGA! Zestawy z certyfikatem kwalifikowanym ważnym 2 lata objęte są specjalną promocją dla Notariuszy i Pełnomocników Kancelarii Notarialnych!

Wypełnione i podpisane Zamówienie należy wysłać:

• faxem na nr 091 4801 220
  lub
• e-mailem na adres: infolinia@unizeto.pl (z dopiskiem w temacie NOTARIUSZ).

Przyjęcie zamówienia do realizacji zostanie potwierdzone drogą elektroniczną lub faxem, a karta aktywacyjna zostanie do Państwa wysłana wraz z fakturą VAT w ciągu 3 dni roboczych. Na podstawie otrzymanej faktury VAT prosimy dokonać płatności.

KROK 2 – AKTYWACJA KARTY KRYPTOGRAFICZNEJ

W posiadanym przez Państwa zestawie CERTUM znajduje się karta kryptograficzna z certyfikatem kwalifikowanym, który wygasł. W celu wgrania na kartę kryptograficzną nowego certyfikatu kwalifikowanego należy przeprowadzić aktywację karty.

Aktywacji karty powinna dokonać osoba, która będzie w przyszłości posługiwała się certyfikatem kwalifikowanym.

1) WYPEŁNIENIE FORMULARZA NA STRONIE WWW

W celu aktywowania karty proszę wypełnić poniższy elektroniczny formularz.

Elektroniczny formularz powinien być wypełniony zgodnie z poniższymi zaleceniami:

• W poszczególnych grupach pól formularza należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe oznaczone „*”.

• Prosimy podać numer karty kryptograficznej, na której znajduje się wygasły certyfikat
• Następnie należy zaznaczyć pole „TAK – posiadam już certyfikat kwalifikowany (…)
  
  

• Pojawiło się pole z wyborem rodzaju certyfikatu. Prosimy wybrać okres ważności certyfikatu na jaki została zakupiona karta aktywacyjna z certyfikatem kwalifikowanym dla posiadaczy kart cryptoCertum.
  
  

• Następnie należy usunąć warstwy zdrapki zakrywającej kod aktywacyjny na karcie z certyfikatem kwalifikowanym dla posiadaczy kart cryptoCertum i przepisać go do pola „Kod Aktywacyjny”.
  
  

• W grupie „Charakter prawny wnioskodawcy” proszę zaznaczyć „W imieniu własnym (np. jako osoba prowadząca indywidualną działalność gospodarczą)” lub „Jako przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej” (np. Spółki Cywilne).

• Grupę „Dane podmiotu w imieniu którego będzie występował wnioskodawca” należy wypełnić w następujący sposób:
  • W polu "Nazwa reprezentowanego podmiotu" należy wpisać nazwę reprezentowanej kancelarii.
  • W polu „Nazwa skrócona” należy wpisać „Notariusz”
  • Pole „Nazwa jednostki organizacyjnej” należy pozostawić puste.
  • W polach „Numer NIP” oraz „Numer REGON” należy wprowadzić dane reprezentowanej kancelarii notarialnej, na którą zostanie wystawiona faktura VAT.
  • W polu „Nr podstawy prawnej funkcjonowania” należy wprowadzić „Akt Powołania - …” – w miejsce kropek należy wpisać numer aktu powołania.
  • W polu „Dane organu rejestrowego” należy wprowadzić zwrot „Minister Sprawiedliwości”.
  • W polu „Osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania danego podmiotu” należy umieścić imię i nazwisko notariusza, którego dane widnieją na akcie powołania.

• W danych kontaktowych reprezentowanego podmiotu proszę podać adres e-mail użytkownika certyfikatu.

• W grupie „Dane pocztowe reprezentowanego podmiotu”, należy wprowadzić dane kancelarii notarialnej. Dane te zostaną wykorzystane do wystawienia faktury VAT.
• Jeżeli prawidłowo wypełnili Państwo formularz w polu „Nazwa Powszechnie Stosowana” powinno pojawić się imię i nazwisko oraz zwrot Notariusz.

• Następnie należy obowiązkowo wypełnić grupę „Kto przeprowadził Ciebie przez ścieżkę sprzedaży?” – na liście rozwijalnej proszę wybrać pozycję Dział Handlowy Unizeto Technologies SA, a następnie wprowadzić kod HH/305/0008.

Wprowadzenie powyższego kodu pozwoli nam na sprawną realizację Państwa zamówienia, zgodnie ze specjalną ofertą przewidzianą dla Notariuszy!

• Po wypełnieniu wszystkich wymaganych danych w formularzu należy zaznaczyć zgodę na przetwarzanie danych dla potrzeb realizacji procesu certyfikacji a następnie nacisnąć przycisk „Sprawdź i wyślij”.

Po przeniesieniu formularza do środowiska Java klikamy przycisk „Wyślij bez podpisu”. Poprawne wysłanie formularza potwierdza następująca informacja końcowa:

2) OTRZYMANIE DOKUMENTÓW

• Na podany w formularzu adres e-mail otrzymają Państwo informację o złożeniu formularza.
• Druga wiadomość zawierać będzie numer do umowy oraz link umożliwiający pobranie wygenerowanych dokumentów certyfikacyjnych:
  • Umowę z Subskrybentem,
  • Załącznik nr 1,
  • Oświadczenie (dokument ten wypełnia osoba weryfikująca tożsamość),
  • Pełnomocnictwo (dot. tylko Pełnomocnika Notariusza).

3) WERYFIKACJA DANYCH ZAWARTYCH W DOKUMENTACH

Proszę o sprawdzenie poprawności danych zawartych w dokumentach wygenerowanych po wypełnieniu formularza. W przypadku wykrycia różnic należy wypełnić ponownie elektroniczny formularz (powrót do początku KROKU 2).

4) PRZYGOTOWANIE NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW

• Należy wydrukować 2x: Umowę z Subskrybentem; Załącznik nr 1 (wniosek),
• Należy wydrukować 1x: Oświadczenie (dokument ten wypełnia osoba weryfikująca tożsamość)

W przypadku zaznaczenia opcji „Jako przedstawiciel osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej” - do dokumentów wymienionych w punkcie 4 należy załączyć:

1. kopię Aktu powołania (potwierdzoną za zgodność z oryginałem),
2. kopię Umowy Spółki (potwierdzoną za zgodność z oryginałem),
3. kopię nr NIP (potwierdzoną za zgodność z oryginałem),
4. kopię nr REGON (potwierdzoną za zgodność z oryginałem).

Jeżeli z umowy Spółki nie wynika, że mogą Państwo jednoosobowo reprezentować Spółkę, niezbędne będzie dołączenie do dokumentów stosownego Pełnomocnictwa podpisanego przez reprezentantów Spółki.

W przypadku zaznaczenia opcji „W imieniu własnym” - do dokumentów wymienionych w punkcie 4 należy załączyć:

1. kopię Aktu powołania (potwierdzoną za zgodność z oryginałem),
2. kopię Umowy Spółki lub odpisu z EDG (potwierdzoną za zgodność z oryginałem),
3. kopię nr NIP (potwierdzoną za zgodnośc z oryginałem),
4. kopię nr REGON (potwierdzoną za zgodność z oryginałem).

Brak poprawnego opieczętowania lub podpisania dokumentów wiąże się z koniecznością ich uzupełnienia i ponowną wysyłką do CERTUM PCC. W takich sytuacjach kontaktuje się z Państwem nasz Operator.

5) WERYFIKACJA TOŻSAMOŚCI

Przed wydaniem certyfikatu kwalifikowanego konieczne jest zweryfikowanie Państwa tożsamości. W tym celu, z przygotowanymi wyżej wymienionymi dokumentami, należy udać się do Notariusza, Punktu Rejestracji Certum PCC lub do jednego z punktów partnerskich. Pełny wykaz punktów w całym kraju znajdziecie Państwo na naszych stronach internetowych, klikając na poniższy link:

http://certum.pl/certum/cert,kontakt_punkty_rejestracji.xml#pyt29

6) POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTAMI PO WERYFIKACJI

Po zweryfikowaniu tożsamości dokumenty wygenerowane za pośrednictwem elektronicznego formularza należy podpisać oraz przystawić pieczątki firmowe w wyznaczonych miejscach (pełnomocnictwo podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania danego podmiotu). Następnie należy przesłać komplet dokumentów zgodnie z poniższą procedurą:

• W przypadku notarialnego poświadczenia podpisu dokonanego przez notariusza, prosimy o przesłanie obydwu egzemplarzy Umowy Subskrybenta wraz z Załącznikiem nr 1 (w tym jeden egzemplarz z notarialnym poświadczeniem podpisu) oraz pozostałych dokumentów wymienionych w punkcie 4 na adres:
  Unizeto Technologies S.A.
  ul. Bajeczna 13
  71-838 Szczecin
  z dopiskiem „Notariusz”
• W przypadku weryfikacji tożsamości w Punkcie Rejestracji CERTUM PCC prosimy o przekazanie kompletu dokumentów Operatorowi.
• W przypadku weryfikacji tożsamości w Punkcie Potwierdzania Tożsamości (PPT) prosimy o przesłanie obydwu egzemplarzy Umowy Subskrybenta wraz z Załącznikiem nr 1, Oświadczenia oraz pozostałych dokumentów wymienionych w punkcie 4 na adres:
  Unizeto Technologies S.A.
  ul. Bajeczna 13
  71-838 Szczecin
  z dopiskiem „Notariusz”

KROK 3 – POBRANIE CERTYFIKATU KWALIFIKOWANEGO

Na podany w formularzu adres poczty elektronicznej otrzymacie Państwo informację o wydaniu certyfikatu kwalifikowanego. Informacja będzie także zawierała adres strony WWW, za pośrednictwem której będzie możliwe pobranie i wgranie certyfikatu na kartę kryptograficzną. W trakcie procesu zostanie także przedstawiony kod PUK dla posiadanej przez Państwa karty kryptograficznej.

Szczegółowe informacje dot. procesu pobierania certyfikatu dostępne są na serwisie www.certum.pl w zakładce Wiedza > Zestawy z Certyfikatem kwalifikowanym

W razie wątpliwości i pytań prosimy o kontakt tel.: + 48 91 4416 501 od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00.

Pytania można również kierować na adres e-mail: infolinia@unizeto.pl z dopiskiem „Notariusz” w temacie.